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Le développement d'une machine spéciale prototype - non récurrente - est une tache complexe et délicate, à la fois en raison du nombre de métiers si différents qu'il faut faire collaborer à différentes étapes du projet, aussi en raison du caractère innovant de certaines étapes au cours desquelles des surprises peuvent se produire, bonnes ou mauvaises, pouvant menacer le calendrier, le devis ou les fonctions de la machine elle-même. Apparaît ainsi le besoin de garantir très en amont le bon écoulement des opérations et des ressources, pour garantir au client la prestation, le coût et les délais vendus.

Trop longtemps en mode artisanal sur ces sujets, la SMIT s'est dotée à partir de 2014 d'une organisation un peu longue à mettre en œuvre, certes ambitieuse pour une PME, mais entrée en phase opérationnelle fin 2016, pour enfin sécuriser une à une toutes les étapes de la délivrance d'une machine spéciale, depuis la conception jusqu'à la montée en cadence conforme chez le client.

La clé de cette organisation est le Chef de projet, en fait un binôme composé du Chargé d'affaires et du Coordinateur projet, et qui garantit l'ensemble des livrables tout au long du projet dont la plupart sont couverts par des jalons formels, certains en présence voire sous la validation du client.  C'est ce binôme qui assure la coordination des relations avec le client, que ce soit son chef de projet ou ses équipes techniques ou de maintenance ; c'est encore lui qui coordonne l'action des différents métiers de la SMIT, qu'ils soient assurés en interne ou sous-traités à des partenaires complètement intégrés au processus.

Le Chargé d'affaires est notamment l'interlocuteur du client depuis le début de la consultation : c'est lui qui établit et rédige le devis, négocie la prestation et le prix, pour finalement enregistrer la commande et prendre devant le client, les engagements de prestation-prix-délais qu'il devra tenir jusqu'au bout du projet ; le Coordinateur le devient ensuite jusqu'à la délivrance de la machine, notamment chargé de piloter les réunions de l'équipe projet impliquant l'ensemble des acteurs concernés, organisant les jalons, rédigeant les comptes-rendus, associant le client chaque fois que nécessaire ou simplement prévu.

Cette organisation est résumée sr le document ci-dessous, disponible sur simple demande dans un format plus confortable : Procédure machine speciale.pdf